Beskrivning

Arkiv- och serviceenheten har ett viktigt uppdrag att säkerställa en god och säker arbetsmiljö samt ett gott bemötande.

Du kommer ingå i ett team med ett gemensamt ansvar för reception/växel samt övrig arbetsplatsservice. Ditt uppdrag är att skapa en arbetsmiljö som möjliggöra ökad produktivitet, tillgänglighet, och säkerhet. Mötesservice, lokaler, möbler, städ, m.m. bildar en fungerande kedja som du betraktar som en helhet. Din roll innebär att du har huvudansvaret för reception/växel men förväntas stötta och vid frånvaro kunna ersätta dina kollegor.

I rollen är du myndighetens ansikte utåt och får därmed en mycket viktig roll i att skapa en välkomnande serviceatmosfär och ett professionellt mottagande. Som servicemedarbetare arbetar du med varierande arbetsuppgifter och ser till att teamets tjänsteleverans fungerar smidigt och skapar en trivsam arbetsplats för såväl medarbetare som besökare. Vi söker dig som är administrativt lagd och som gillar att arbeta med varierade uppgifter.

Arbetsuppgifter

Dina huvudarbetsuppgifter är;
• Receptionist – Ta emot besökare och skapa ett trivsamt välkomnande.
• Växeltelefonist – Hänvisa till rätt handläggare utifrån god kännedom om myndighetens arbete.
• Kontorsservice – Beställning av kontorsmaterial vid behov.
• Tillträdeshantering – Administrera tjänste- och passerkort till medarbetarna.
• Posthantering – Se till att post och paket kommer till rätt person.
• Tillse att gemensamma utrymmen är i gott skick och vara behjälplig vid personalfrämjande aktiviteter.
• Administrativa arbetsuppgifter och uppdrag som att bereda tillträde till cykelgarage och duschar, hantera massutskick, enkätsammanställningar och vid behov stötta registraturen i enklare registrering.

Övrigt förekommande arbetsuppgifter kan till exempel vara att bevaka felanmälningar och genomföra enklare vaktmästeriåtgärder. Även arbetsuppgifter kopplat till lokalutveckling, systematiskt brandskyddsarbete, att tillse myndighetens interna säkerhet, delta i myndighetens miljöarbete, inventering, service i matsal samt beställning av städ- och hygienmaterial kan förekomma.

På arkiv- och serviceenheten tar vi ett gemensamt ansvar för enhetens arbetsuppgifter vilket innebär att du kan komma att få rycka in där behov finns och din kompetens kommer till användning. Utifrån utrymme i tjänsten kan det även komma att bli aktuellt att du utifrån din kompetens får stötta andra enheter.

Kvalifikationer och egenskaper

Vi söker dig som värnar om att ge personlig service och ett professionellt bemötande. Med din professionalitet skapar du god service och hög kvalitet. I ditt arbete är du självständig och anpassningsbar i de olika situationer du möter, samt ser vikten av noggrannhet, tydlighet och struktur i det administrativa arbetet. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet och vi vill att du har ett stort intresse för service. Vi ser gärna att du vill engagera dig i verksamhetens  utveckling och i samarbete med dina kollegor verka för en modern och effektiv myndighet.

Du har en god kommunikativ förmåga och kommunicerar obehindrat på svenska och engelska i såväl tal som skrift. Du har goda IT-kunskaper och god systemvana. Vi ser att du har minst 3 års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, gärna som receptionist eller liknande. Du trivs med att fatta egna beslut och har en god organisatorisk förmåga.

Det är även meriterande om du har:
• Receptionistutbildning
• Utbildning som anläggningsskötare
• Utbildning/erfarenhet av säkerhetsarbete och bemötande utifrån receptionsarbete
• Utbildning/erfarenhet av administration inom offentlig förvaltning

Villkor

Anställningen är tillsvidare på heltid med fast arbetstid under kontorstid (8:00-16:27). Provanställning kan komma att tillämpas. Tillträde snarast möjligt efter överenskommelse.