Avdelningen för verksamhetsstöd, Enheten för arkiv och service

Havs- och vattenmyndigheten (HaV), som etablerades 2011, är en förvaltningsmyndighet med mål att skapa hållbar samhällsnytta. På uppdrag av regeringen arbetar vi för att bevara, restaurera och säkerställa ett hållbart nyttjande av våra sjöar, vattendrag, hav och fiskeresurser.
Med drygt 340 engagerade medarbetare formar vi tillsammans en inspirerande arbetsplats där vi förverkligar vårt uppdrag i linje med den statliga värdegrunden. Tillsammans gör vi skillnad – för miljön, framtiden och kommande generationer.

Avdelningen för administration ger stöd och service till myndigheten med syfte att säkerställa en effektiv ledning, gemensamma arbetsformer och kvalitetssäkring av myndighetens verksamhet. Administrativa avdelningen ansvarar för verksamhet och processer inom juridik, ekonomi, arkiv och service och är fördelade på tre enheter.

Därtill finns en stödfunktion för ledning, styrning och uppföljning som lyder direkt under avdelningschefen. Där arbetar myndighetens verksamhetsutvecklare och verksamhetsstrateger. Dessa ger stöd till myndigheten av strategisk och verksamhetskritisk karaktär, till exempel vid verksamhetsplanering och uppföljning, samt framtagande av årsredovisning, budgetunderlag och delårsuppföljningar. De ger även stöd i arbetet med intern styrning och kontroll. De arbetar med utveckling av myndighetens ledningssystem och aktualitetsprövar och tillgängliggör styrdokument i enlighet med HaV:s rutin för hantering av interna styrdokument. Verksamhetsutvecklarna och verksamhetsstrategerna stöttar avdelningarna i frågor om verksamhetsutveckling.

Arkiv- och serviceenheten består av chef och 9 medarbetare. Vi arbetar med registratur och diarium, arkiv och informationsförvaltning, lokalförsörjning (avtal), lokalplanering och lokalvård, skalskydd och säkerhet samt växel och reception. Därutöver ansvarar enheten för kvalificerat administrativt stöd till myndigheten samt handläggning av ansökningar ur Europeiska havs- fiskeri- och vattenbruksfonden (EHFVF).

Registrator

Är du vår nya registrator med brinnande intresse för digital utveckling?

Arbetsuppgifter

Som registrator hanterar du dagligen inkommande och utgående handlingar såväl e-post som vanlig post med mera. Vidare diarieför/registrerar du i systemet DoÄ Visma Ciceron. Tillsammans med övriga registratorer ansvarar du för planering, uppföljning och utveckling av myndighetens diarieföring, ger råd och stöd i dokumenthanteringsfrågor samt deltar i arbetet med kvalitetssäkring av uppgifter i dokumenthanteringssystemet. Du är även huvudansvarig att utifrån dialog med kollegor, handläggare och ITavdelningen förvalta och utveckla IT-systemet DoÄ Visma Ciceron och Classic. Det innebär att du i en del av ditt arbete agerar som förvaltningsledare i verksamheten (FLIV). Utöver detta kan uppgifter tillkomma utifrån de behov som finns i verksamheten. Rollen som registrator är mycket varierande och kan vara stressigt i perioder.

Kvalifikationer

Du som söker denna tjänst ska ha högskoleutbildning om minst 3 år, kandidatexamen inom offentlig förvaltning eller utbildning som vi bedömer som motsvarande.

Dessutom krävs minst ett års erfarenhet av administration inom offentlig verksamhet samt mycket goda kunskaper i svenska och engelska i såväl tal som skrift.

För tjänsten är det särskilt meriterande om du har registratorutbildning eller motsvarande. Ytterligare meriter är utbildning inom GDPR och offentlighets- och sekretesslagstiftningen. Det är även till din fördel om du har tidigare erfarenhet från arbete som registrator i offentlig verksamhet och/eller erfarenhet som förvaltningsledare för IT-frågor på verksamhetssidan.

Egenskaper, färdigheter och förmågor

Du är en serviceinriktad person som planerar, organiserar och prioriterar ditt arbete på ett effektivt sätt. Likaväl som du sätter upp och håller tidsramar måste du också kunna förhålla dig flexibel till vad som krävs i stunden. I den här rollen är det även väsentligt att du är noggrann och att du i avgörande situationer i arbetet styrs av etik och värderingar.
Vi kommer att lägga mycket stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Villkor

Arbetet gäller en tillsvidareanställning med placering i Göteborg. Vi kan erbjuda ett intressant arbete i moderna lokaler i Gullbergsvass, några minuters promenad från Centralstationen. Havs- och vattenmyndigheten tillämpar sex månaders provanställning och individuell lönesättning. Tillträde snarast möjligt efter överenskommelse.

Övrig information

Havs- och vattenmyndigheten sitter i moderna lokaler i Gullbergsvass, 10-15 minuters gångväg från Göteborgs central. Vi erbjuder en attraktiv arbetsplats som utmärks av strävan att vara fri från diskriminering. Vi tror att mångfald bidrar till att utveckla vår verksamhet.

Tänk på att de handlingar som du skickar in genom din ansökan blir en allmän handling hos HaV. Detta betyder att allt material i ansökan, inklusive bilagor, kan behöva lämnas ut till den som begär det om uppgifterna inte omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Tänk på din integritet och undvik att lämna information som innehåller känsliga personuppgifter, till exempel uppgifter om din eller närståendes hälsa, politiska åsikter eller religiös övertygelse. Vi använder rekryteringstester och/eller arbetsprov i många av våra rekryteringar som en del i urvalsprocessen. För god kvalitet i Havs-och vattenmyndighetens rekryteringsprocess ber vi dig skicka in din ansökan digitalt och inte via e-post eller i pappersformat.

Varmt välkommen med din ansökan!

Vi har valt rekryteringskanaler för den här anställningen och vill inte bli kontaktade av rekryteringsföretag.

Anställningsform	Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning	Heltid
Tillträde	Enligt överenskommelse
Löneform	Månadslön
Antal lediga befattningar	1
Sysselsättningsgrad	100 %
Ort	Göteborg
Län	Västra Götalands län
Land	Sverige
Referensnummer	2018/72
Kontakt	Niklas Örnfelt, 010-698 6093
Facklig företrädare	Stig Thörnqvist, OFR-S genom ST inom HaV, 010-698 6000 Karin Linderholm, Saco-S, Saco-föreningen vid HaV, 010-698 6000
Publicerat	2018-09-25
Sista ansökningsdag	2018-11-04

Registrator - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar