Erfaren chef till enheten för arkiv och service, vikariat

Beskrivning

Vi söker dig som är engagerad, trygg och rutinerad i ledarrollen och vill driva en enhet omfattande arkiv, registratur, reception, växel och lokalfrågor. Myndigheten står inför många förändringar och söker nu en ledare som är trygg och kan leda enheten under en begränsad period och vidmakthålla och förvalta de förändringsprocesser som har initierats. Enheten består idag av åtta medarbetare. I dialog med medarbetarna skapar du förutsättningarna för utveckling av både gruppen, medarbetarna och verksamheten.

Som enhetschef för arkiv och service leder, planerar och följer du upp alla aspekter av verksamheten, bl. a. verksamhetsplanering, verksamhetsuppföljning och årsredovisning för enhetens verksamhet. Du ansvarar för enhetens budget.
Du ansvarar för att enhetens verksamhet drivs i enlighet med myndighetens uppdrag och mål samt att verksamheten följer gällande rätt och myndighetens policyer och rutiner.

Du rapporterar till avdelningschefen för verksamhetsstöd och ingår i avdelningens ledningsgrupp. Övriga enheter på avdelningen är ekonomi och juridik.
Uppdraget är att leda en enhet med ansvar för myndighetens arkiv, registratur, reception, växel och lokalfrågor. I uppdraget ligger bland annat att förvalta påbörjade processer samt att driva delar av myndighetens interna digitaliseringsarbete. I uppdraget ingår också att aktivt delta i arbetet med att utveckla hur vi utnyttjar våra lokaler i framtiden samt att utreda krav och behov inför ett nytt myndighetsövergripande ärendehanteringsstöd.

Arbetsuppgifter

Myndigheten är inne i ett stort och viktigt utvecklingsarbete. Detta ställer krav på dig som chef att ha erfarenhet av digitalisering och förändringsarbete likaväl som att leda medarbetare i en förändringssituation.

I uppdraget ingår att på daglig basis stödja medarbetarna inom registratur och att arbeta med arkivlagstiftning och informationsredovisning. Det ingår även att stödja receptionen och hantera lokalfrågor.

Som lokalansvarig är du med i arbetet med att säkerställa myndighetens framtida lokaler och anpassa dessa till HaV:s ny arbetssätt. Din roll är att genom projektets styrgrupp och projektledare se till att arbetet fortskrider enligt plan och utvecklas på ett ändamålsenligt sätt.  

Du ansvarar även, tillsammans med styrgrupp och projektledare för förarbete och analys av införande av ett nytt ärendehanteringsstöd för myndighetens ärendehandläggning och att projektet fortskrider enligt plan.

I övrigt ingår på avdelningen förekommande arbetsuppgifter.

Kvalifikationer

Du som söker denna tjänst ska ha:

• kandidatexamen med inriktning mot förvaltning, ekonomi, samhällsvetenskap eller som vi bedömer motsvarande
• chefserfarenhet om minst tre år omfattande verksamhetsansvar, budgetansvar, arbetsfördelningsansvar samt verksamhetsplanering och ekonomisk uppföljning
• erfarenhet av att hålla medarbetarsamtal
• minst fem års arbetslivserfarenhet inom arbetsområden som vi bedömer som relevanta för tjänsten
• erfarenhet av arbete på statlig eller kommunal myndighet
• erfarenhet av digitalisering och förändringsarbete
• erfarenhet av att leda medarbetare i en förändringssituation
• erfarenhet av att hantera registratur och arkiv. 

För tjänsten är det särskilt meriterande med:

• erfarenhet av att leda stöd- och servicefunktioner
• kunskap om offentlighet och sekretess och arkivlag
• erfarenhet av att bedriva verksamhetsutveckling
• erfarenhet av grupputveckling.
  
  

Egenskaper, färdigheter och förmågor

Vi söker dig som har integritet, är initiativtagande och kan arbeta självständigt. Vidare är du stabil och uthållig. Det krävs att du har dokumenterat mycket god samarbetsförmåga och en serviceinriktad inställning. Givetvis kräver även uppdraget att du är en god kommunikatör, speciellt i muntlig kommunikation. För att lyckas i rollen behöver du även vara strukturerad, kvalitetsmedveten och ha förmåga till helhetsperspektiv.

Ditt arbete präglas av ett tydligt, målinriktat, drivande och motiverande ledarskap.

På Havs- och vattenmyndigheten vill vi ha ett kommunikativt, ansvarstagande och engagerat ledarskap. Genom ett hälsofrämjande och inkluderande förhållningssätt skapar du arbetsglädje. Du skapar förutsättningar för dina medarbetare att trivas på jobbet och prestera. Att vara ledare handlar mycket om att ta tillvara sina medarbetares kompetens och initiativkraft. Du har ett kommunikativt ledarskap som präglas av öppenhet, närvaro och en förmåga att tydliggöra mål och förväntningar, även i tider av förändring. Som ledare agerar du förebild och möter medarbetarna med respekt, lyhördhet och intresse. Du ger och söker konstruktiv feedback och skapar tillit och förtroende i dialog med dina medarbetare.

Mycket stor vikt kommer att läggas vid dina personliga egenskaper.

Villkor

Anställningen är placerad i Göteborg.Vi kan erbjuda ett utmanande arbete i moderna lokaler i Gullbergsvass, 10-15 minuters promenad från Centralstationen. Anställningen som utredare med förordnande som enhetschef är ett vikariat med start snarast enligt överenskommelse och till och med 28 februari 2021. Havs- och vattenmyndigheten tillämpar individuell lönesättning.