Beskrivning

Arkiv- och serviceenheten har ett viktigt uppdrag att säkerställa en god och säker arbetsmiljö samt ett gott bemötande. I rollen ingår du i ett team med ett gemensamt ansvar för lokaler, reception/växel samt övrig arbetsplatsservice. Ditt uppdrag är att skapa en arbetsmiljö som möjliggöra ökad produktivitet, tillgänglighet, och säkerhet. Lokaler, möbler, städ, mötesservice mm bildar en fungerande kedja som du betraktar som en helhet.

Din roll innebär att du har huvudansvaret för vaktmästeri- och lokalfrågor. I rollen har du mycket kontakt med kollegor och besökare och får därmed en mycket viktig roll i att skapa en välkomnande serviceatmosfär och ett professionellt mottagande. Rollen innefattar varierande arbetsuppgifter och din uppgift är att se till att teamets tjänsteleverans fungerar smidigt samt skapar en trivsam och väl fungerande arbetsplats för såväl medarbetare som besökare.

Arbetsuppgifter

Dina huvudarbetsuppgifter är;
• Vaktmästeri - Bevaka felanmälningar och genomföra enklare vaktmästeriåtgärder, beställning och
samordning av hantverkare m.fl. samt möblering av konferensrum.
• Lokalutveckling - Delta i arbetet med myndighetens lokalutveckling samt samordna verkställandet av
nya ytor genom exempelvis upphandling av möbler.
• Systematiskt brandskyddsarbete – Vara anläggningsskötare, utrymningsledare och adjungerande återsamlingsplatsansvarig.
• Intern säkerhet – Tillsammans med enhetschef tillse myndighetens fysiska säkerhet genom hantering av bl.a. passersystem och larm.
• Miljöarbete – Delta aktivt i myndighetens arbete med att minska energianvändningen och klimatpåverkan.
• Övrig administration - Ansvaring för inventering av inventarier.

I rollen kommer du ingå i projekt och aktiviteter som syftar till att utveckla myndighetens lokaler och öka säkerheten.

Övrigt förekommande arbetsuppgifter kan till exempel vara att ta emot besökare i receptionen, hantera växeln, genomföra beställningar av kontorsmaterial, administrera tjänste- och passerkort, posthantering, personalfrämjande åtgärder samt administrativa arbetsuppgifter såsom stötta registraturen i enklare registrering.

På arkiv- och serviceenheten tar vi ett gemensamt ansvar för enhetens arbetsuppgifter vilket innebär att du kan komma att få rycka in där behov finns och din kompetens kommer till användning. Utifrån utrymme i tjänsten kan det även komma att bli aktuellt att du utifrån din kompetens får stötta andra enheter.

Kvalifikationer och egenskaper

Vi söker dig som värnar om att ge personlig service. Med din professionalitet skapar du god service och hög kvalitet. I ditt arbete är du självständig och anpassningsbar i de olika situationer du möter, samt ser vikten av noggrannhet, tydlighet och struktur. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet och vill att du har ett stort intresse för service. Vi söker dig som är administrativt lagd, som trivs med att arbeta med varierande uppgifter och som vill engagera sig i verksamhetens utveckling.

Du har en kod kommunikativ förmåga och kommunicerar obehindrat på svenska och engelska i såväl tal som skrift. Du har goda IT-kunskaper och god systemvana. Vi ser att du har minst 3 års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, gärna som lokalansvarig eller liknande. Du trivs med att fatta egna beslut och har en god organisatorisk förmåga.

Det är även meriterande om du har:
• Fastighetsskötare/Vaktmästarutbildning
• Utbildning inom Facility management
• Utbildning som anläggningsskötare
• Utbildning/erfarenhet av säkerhetsarbete och bemötande utifrån receptionsarbete
• Utbildning/erfarenhet som administratör inom offentlig förvaltning

Villkor

Anställningen är tillsvidare på heltid med fast arbetstid under kontorstid (8:00-16:27). Provanställning kan komma att tillämpas. Tillträde snarast möjligt efter överenskommelse.