Registrator

Havs- och Vattenmyndigheten

Havs- och vattenmyndigheten (HaV), som etablerades 2011, är en förvaltningsmyndighet med mål att skapa hållbar samhällsnytta. På uppdrag av regeringen arbetar vi för att bevara, restaurera och säkerställa ett hållbart nyttjande av våra sjöar, vattendrag, hav och fiskeresurser.
Med drygt 330 engagerade medarbetare formar vi tillsammans en inspirerande arbetsplats där vi förverkligar vårt uppdrag i linje med den statliga värdegrunden. Tillsammans gör vi skillnad – för miljön, framtiden och kommande generationer.

Avdelningen för administration ger stöd och service till myndigheten med syfte att säkerställa en effektiv ledning, gemensamma arbetsformer och kvalitetssäkring av myndighetens verksamhet. Administrativa avdelningen ansvarar för verksamhet och processer inom juridik, ekonomi, arkiv och service och är fördelade på tre enheter.

Arkiv- och serviceenheten består av chef och 9 medarbetare. Vi arbetar med registratur och diarium, arkiv och informationsförvaltning, lokalförsörjning (avtal), lokalplanering och lokalvård, skalskydd och säkerhet samt växel och reception. Därutöver ansvarar enheten för kvalificerat administrativt stöd till myndigheten samt handläggning av ansökningar ur Europeiska havs- fiskeri- och vattenbruksfonden (EHFVF).

Arbetsuppgifter

Ditt huvudansvar är den löpande registreringen av allmänna handlingar och tillhörande registervård.

Du ingår i ett team bestående av tre informationscontrollers en kvalificerad administratör samt en verksarkivarie.

Kollegorna arbetar i första hand med att utveckla vår informationshantering vilket innebär implementeringen av nya arbetsflöden med stöd av vårt ärendehanteringssystem Public 360 samt utveckling av mallar. Kollegorna stöttar även dig i arbetet med registrering av allmänna handlingar och tillhörande registervård.

Verksarkivarien arbetar i första hand med utveckling av vår förmåga att arkivera digitalt, samt i dialog med dig och övriga i informationshanteringsteamet utveckla myndighetens klassificeringsstruktur och informationshanteringsplaner.

I denna tjänst ingår bland annat följande arbetsuppgifter;

postöppning samt hantering av myndighetens e-post
registrering av inkommande, utgående och upprättade allmänna handlingar
bemanning av registraturen under expeditionstid vilket innebär kontakter med anställda och allmänhet.
hantering av begäran om allmänna handlingar
kontroll och avslut av ärenden
framtagande av information om pågående och avslutade ärenden
ta fram statistik över pågående och avslutade ärende (t.ex. JK-listan)

Utöver detta kan arbetsuppgifter tillkomma utifrån de behov som finns i verksamheten

Kvalifikationer

Vi söker dig som har relevant avslutad eftergymnasial utbildning, gärna inom arkiv- och informationshantering, offentlig förvaltning eller motsvarande kompetens för tjänsten förvärvat på annat sätt mycket goda kunskaper i svenska och engelska i såväl tal som skrift. mycket god vana av att använda och lära sig nya IT-stöd i arbetet

Det är meriterande om du har erfarenhet som registrator inom offentlig verksamhet eller motsvarande erfarenhet för tjänsten förvärvat på annat sätt slutfört eftergymnasial registratorsutbildning eller är diplomerad registrator utbildning inom offentlighet- och sekretess, GDPR, offentlig administration (förvaltningsrätt) eller motsvarande kompetens för tjänsten förvärvat på annat sätt

För att lyckas med uppdraget krävs att du är en serviceinriktad person som planerar, organiserar och prioriterar ditt arbete på ett effektivt sätt. Du sätter upp och håller tidsramar men är också flexibel till vad som krävs i stunden. I den här rollen är det även viktigt att du är noggrann och att du arbetar utifrån den statliga värdegrunden. Du är kommunikativ och tycker om att arbeta i grupp samt är pedagogisk och professionell när du hjälper handläggare och allmänhet.

Vi kommer att lägga mycket stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Villkor

Tjänsten är en tillsvidareanställning med placering i Göteborg. Provanställning kan komma att tillämpas. Vi erbjuder viss möjlighet till distansarbete. Tillträde snarast möjligt efter överenskommelse. Din tjänstebenämning kommer att vara registrator. Den här tjänsten är säkerhetsklassad vilket innebär att vi gör en säkerhetsprövning med registerkontroll enligt

Övrig information

Havs- och vattenmyndigheten sitter i moderna lokaler i Gullbergsvass, 10-15 minuters gångväg från Göteborgs central. Vi erbjuder en attraktiv arbetsplats som utmärks av strävan att vara fri från diskriminering. Vi tror att mångfald bidrar till att utveckla vår verksamhet.

Tänk på att de handlingar som du skickar in genom din ansökan blir en allmän handling hos HaV. Detta betyder att allt material i ansökan, inklusive bilagor, kan behöva lämnas ut till den som begär det om uppgifterna inte omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Tänk på din integritet och undvik att lämna information som innehåller känsliga personuppgifter, till exempel uppgifter om din eller närståendes hälsa, politiska åsikter eller religiös övertygelse. Vi använder rekryteringstester och/eller arbetsprov i många av våra rekryteringar som en del i urvalsprocessen. För god kvalitet i Havs-och vattenmyndighetens rekryteringsprocess ber vi dig skicka in din ansökan digitalt och inte via e-post eller i pappersformat.

Varmt välkommen med din ansökan!

Vi har valt rekryteringskanaler för den här anställningen och vill inte bli kontaktade av rekryteringsföretag.